E-paragon – ułatwienie, czy utrudnienie obrotu gospodarczego?

Wprowadzenie tzw. „kas fiskalnych online” stanowiło małą rewolucję w działalności przedsiębiorców. Niezbędne było bowiem dostosowanie się do wymogów prawnych stawianych przez ustawodawcę, co niejednokrotnie było związane chociażby z koniecznością zakupu nowego urządzenia. Jednocześnie informatyzacja obrotu gospodarczego doprowadziła do wykształcenia się najpierw faktur elektronicznych, a następnie paragonów elektronicznych. E-paragony istnieją w obrocie gospodarczym już od jakiegoś czasu. Niejednokrotnie spotkać się z nimi możemy w ramach aplikacji mobilnych poszczególnych sieci handlowych. Odnieśmy jednak praktykę gospodarczą do obowiązujących przepisów.

Obecnie ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 t.j.) zobowiązuje podatnika prowadzącego ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących do wystawienia i wydania nabywcy paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży, w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony. Innymi słowy, możliwe jest wystawienie e-paragonu, jeśli do takiego uzgodnienia dojdzie pomiędzy stronami transakcji, a jednocześnie strony dojdą do porozumienia w zakresie sposobu przekazania dokumentu księgowego. Jak już wspomniano, dotychczas dużą popularnością cieszyły się aplikacje mobilne, które umożliwiają nie tylko doręczenie e-paragonu, ale również jego przechowywanie. Wiadomym jest jednak to, że utworzenie oraz utrzymanie takiej aplikacji związane jest ze znacznymi kosztami, którym częstokroć nie będą mogli sprostać mniejsi przedsiębiorcy. Dlatego ustawodawca wyszedł naprzeciw oczekiwaniom podmiotów rynkowych i zdecydował się na nowelizację przepisów ustawy VAT. Uczynił to w ramach ustawy z dnia 26 maja 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1059) – SLIM VAT 3. Zgodnie ze zmienionym art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy VAT Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych. Przepis wejdzie w życie z dniem 15 września 2023 roku.

Ustawa SLIM VAT 3 może zatem stanowić odpowiedź na potrzeby mniejszych przedsiębiorców. Na jej podstawie wprowadzony zostanie tzw. „HUB paragonowy”, a więc centralna platforma rejestracji klientów, która to umożliwia dystrybucję e-paragonu do klienta oraz odebranie tego dokumentu przez klienta. Jednym z elementów HUBu paragonowego ma być aplikacja mobilna Ministerstwa Finansów (aplikacja e-Paragony). Jak wyjaśnia Ministerstwo, cyt. najpierw kupujący pobiera i instaluje na swoim smartfonie aplikację. Aplikacja, na żądanie kupującego jednorazowo łączy się z systemem dystrybucji e-paragonów, aby pobrać wygenerowany, unikalny identyfikator, którym klient będzie posługiwał się przy kasie, żądając paragonu w postaci elektronicznej. W celu uzyskania identyfikatora nie podaje się żadnych danych. Kupujący robiąc zakupy i wyrażając wolę otrzymania paragonu elektronicznego przedstawia identyfikator kasjerowi w postaci kodu paskowego, kasjer skanuje go czytnikiem, a kasa rejestrująca wysyła paragon do systemu dystrybucji. Klient w ciągu kilku sekund, funkcją aplikacji może już pobrać z systemu swój paragon (por. https://www.podatki.gov.pl/e-paragony/). Na marginesie dodać trzeba, że wedle gwarancji Ministerstwa Finansów, aplikacja ma zapewniać klientom pełną anonimowość wobec przedsiębiorców. Ma to być związane z tym, że klient nie będzie posługiwał się jakimikolwiek łatwo identyfikowalnymi danami osobowymi, lecz jedynie swoim unikatowym identyfikatorem.

Wprowadzenie opisanej powyżej zmiany pociągnęło za sobą konieczność zmiany przepisów dotyczących wydawania faktur VAT na żądanie klienta. Mowa tutaj o art. 106h ust. 1 i ust. 3 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 15 września 2023 roku – W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej: 1) do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo 2) pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej. W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji: 1) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę albo 2) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej. Oznacza to, że w sytuacji, kiedy klientowi zostanie wydany e-paragon, a ten zażąda również faktury VAT, w dokumentacji księgowej przedsiębiorstwa konieczne będzie pozostawienie numeru dokumentu oraz numeru unikatowego kasy rejestrującej zawartych na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej. Jak więc ocenić wprowadzone zmiany? Z pewnością stanowią one zdecydowane ułatwienie dla klientów. Praktycznym problemem jest przecież przechowywanie wydruków dokumentów księgowych, gdyż papierowe paragony częstokroć blakną z upływem czasu. W aplikacji mobilnej Ministerstwa Finansów będzie możliwe przechowywanie wszystkich paragonów bez ryzyka ich fizycznej utraty. Jednakże do nowelizacji z pewnością inaczej będą podchodzić przedsiębiorcy. Obsługa aplikacji mobilnej Ministerstwa Finansów wymagać będzie albo aktualizacji oprogramowania kas fiskalnych albo nawet zakupu nowych urządzeń z właściwą funkcjonalnością. Na szczęście, ustawodawca nie wprowadził bezwzględnego obowiązku obsługi e-paragonów przez przedsiębiorców. Tym samym nie w każdym przypadku klient będzie mógł uzyskać paragon elektroniczny.